@Tovasとは
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ポイント
１「@Tovas」は帳票配信業務をクラウド化し、書類を「電子ファイル」「FAX」「郵送」で自動的にお届けする、コクヨの電子帳票配信システムです。請求書や注文書など、さまざまな業務書類の配信を迅速かつ効率的にサポートします。お客様に代わり、@Tovasが迅速に書類を送信し、業務効率化を実現します。2023年1月時点で、60,000件以上の送信実績があります。月額費用は12,000円です。
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ポイント
２専任担当による導入・運用サポート体制が整っており、初めての方でも安心してご利用いただけます。導入から業務効率化に至るまで、6ステップのプロセスでお客様をサポートし、最適なプランをご提案します。お客様に寄り添いながら、課題解決のお手伝いをいたします。
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ポイント
３コクヨならではの高いセキュリティと情報トレーサビリティを提供しています。@Tovasは、重要書類を安全に送受信できる環境を整備しており、第三者機関による「いつ・誰が・何を・どうしたか・どうなったか」の履歴を記録・証明する仕組みを採用しています。これにより、改ざん防止や時刻証明が求められる書類のやりとりも安心してご利用いただけます。
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ポイント
４コクヨは100年以上にわたる帳票業務のノウハウを活かし、取引先のニーズに応じた送信手段を提供しています。FAXやファイル送信、郵送など、従来の手法もそのまま活用可能で、スムーズに導入できます。業務効率化をしっかりサポートいたします。
@Tovasの評判・口コミは？
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以下の口コミは、複数サイトの当該製品についてのレビューや口コミを要約したものになります。 評価点数についてはそれらを参考にしている場合があります。
@Tovasの良い評判･好意的なレビュー
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@Tovasの魅力は、請求業務の電子化だけでなく、FAXや郵送も一括して対応できる点で、業務の効率化に大いに役立ちました。
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これまでは、業者ごとに異なる希望に合わせてFAXやメールで注文書を送付しており、手間がかかっていました。しかし、このツールを導入したことで、担当者は一貫した操作で帳票を配信できるようになり、作業が大幅に簡略化されました。
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@Tovasを利用すれば、仕入先へのFAX注文も可能です。インターネットを介しているため、リモートワークでも活用できる便利なシステムです。
@Tovasへの改善希望などのレビュー
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社内での評判は良好で、代理店制度を活用して営業や販売を検討しましたが、取引先が50人以下の小規模なため、コストパフォーマンスが合わないという結果になりました。小規模事業者向けの電子帳票配信システムがあれば、さらに販路が拡大する可能性があると感じました。
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弊社のシステムとの連携かもしれませんが、PDFファイルが送信中のみ作成され、送信完了後にはすぐに削除される仕様があります。この点が少々不便です。
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既存のデータベースから請求書を添付する際、Zipファイルに変換した後に手動で添付する必要があるため手間がかかります。これが自動化され、システムに組み込まれれば非常に助かります。
@Tovasを導入した結果、どうなった？
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顧客管理システムとの連携には時間がかかると予想していましたが、1ヶ月ほどでテスト段階に進み、2ヶ月程度で実用化できました。その結果、早期にシステムを導入でき、経理業務の負担を大幅に軽減することができました。この迅速な対応には非常に感謝しています。
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外注業者の中にはPCを持たない小規模な会社もあり、FAXでしか連絡できない場合があります。このツールを導入したことで、業者ごとに異なる操作をする必要がなくなり、業務が効率化されました。
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送信履歴を確認でき、誤送信もなく、送信内容はPDFファイルで保存されるので確認が簡単です。出社せずにFAX送信ができる点も非常に便利です。
@Tovasの料金や導入費用は？
- 導入費用や初期費用
- 初期費用：¥120,000
- 月額費用や固定の料金
- 月額費用：¥12,000
- その他に発生する費用
- 大量配信、特殊な配信等、多数の方でのご利用を希望される場合は、別途ご相談ください。
@Tovasの導入事例は?
どんな会社？
- 給水装置の総合メーカーとして、「きれいで、安全、そしておいしい水」の提供を使命に事業を展開しています。
- 従業員数483名(連結)、426名(単体)。
導入成果やどんな課題解決になったか？
- 取引先への納品書、請求書、領収書を月間約2万件郵送していましたが、「@Tovas Master+」の導入により、全取引先の6～7割が電子化に同意。これにより、月間100万円以上の郵送費削減と郵送作業の効率化に成功しました。
どんな会社？
- 顧客企業のビジネス変革を支える4つの要素「カーボンニュートラル」「ナチュラルキャピタル」「サーキュラーエコノミー」「SX（サステナビリティトランスフォーメーション）」を軸に、産業廃棄物の100%再資源化事業、企業向け移行戦略の支援、環境認証審査、地域資源循環モデルの構築、海外での再資源化支援など、多岐にわたる事業を展開しています。
- 従業員数232名（連結）。
導入成果やどんな課題解決になったか？
- 毎月約1,000件の請求書郵送に伴う負担を軽減し、業務の属人化を解消するために請求書送付システムの構築に着手しました。コクヨのクラウド型電子帳票配信システム「@Tovas Master+」、サイボウズの「kintone」、およびアステリアのデータ連携ツール「ASTERIA Warp」を併用することで、年間1,450時間以上の作業時間を削減しました。
どんな会社？
- ミシン事業に加え、複合機やプリンターなどの情報通信機器を中心に、世界40カ国以上でグローバルに事業を展開するブラザー工業を中心とするブラザーグループです。
- 従業員数344名（2023 年 3月31日現在）。
導入成果やどんな課題解決になったか？
- ブラザー販売株式会社（以下、ブラザー販売）は、請求書の送付手段を郵送からメール通知に切り替える電子化プロジェクトを実施しました。「@Tovas Master+」を導入し、取引先への請求書の電子化を推進することで、コストと工数を大幅に削減しました。