TOKIUM契約管理の評判と料金は？なぜ、選ばれるのか

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  TOKIUM契約管理は、電子帳簿保存法に対応しながら、締結済みの契約書を一元的に管理できるクラウド型の契約管理システムです。すべての契約書はAIによって全文を文字データ化されており、条文内の任意のキーワードで検索できるため、必要な情報へのアクセスがスムーズになり、業務効率の向上に寄与します。紙の契約書については、利用企業がTOKIUMに郵送するだけで、スキャン作業はTOKIUM側が代行。さらに、スキャン後の原本も引き続きTOKIUMが保管を担当するため、社内での書類管理や保管スペースの確保といった手間を大幅に軽減できます。

• ポイント
  ２

  TOKIUM契約管理では、サービス利用開始前に締結された過去の契約書についても、製本された状態のまま非破壊でスキャンし、データ化からシステムへのアップロードまでを一括して代行します。これにより、従来の紙契約書も含めた一元管理が実現でき、契約書の情報活用がよりスムーズになります。さらに、契約書の原本保管についても、期限を設けることなくTOKIUMが継続して代行するため、社内での保管スペースの確保や管理業務にかかる負担を大幅に軽減できます。スキャン作業やシステム入力、原本の管理といった煩雑な業務を外部に任せることで、担当者の業務負荷を抑えつつ、契約管理体制の精度と効率を高めることが可能です。

• ポイント
  ３

  TOKIUM契約管理は、自社発行・取引先発行のいずれの場合でも、さまざまな電子契約サービスを通じて締結された契約書を自動で保存できる仕組みを備えています。特定の電子契約ツールに依存せず、多様な契約書の形式に対応しているため、契約管理の抜け漏れを防ぎ、企業全体の契約情報を一元化することが可能です。また、AIが契約内容をもとに更新時期を自動で算出し、更新期限が近づいた契約については、メールでアラート通知を送信します。アラート通知により、更新期限が迫る契約を事前に把握でき、社内での準備や関係者との調整に十分な時間を確保することができます。

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  ４

  TOKIUM契約管理では、契約書の原本を国内で一括管理しており、セキュリティと信頼性を重視した保管体制を構築しています。スキャン業務を担当するオペレーターとは個別に秘密保持契約（NDA）を締結しており、情報の取り扱いに関して厳格な運用が徹底されています。さらに、情報セキュリティマネジメントシステムの国際規格であるISMS認証、およびプライバシーマーク（Pマーク）を取得しており、機密情報や個人情報を安全に取り扱う体制が第三者機関からも認められています。

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